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[66]労働者名簿を管理するポイント

[66]労働者名簿を管理するポイント

「法定三帳簿」とは、労働者名簿、賃金台帳、出勤簿の3種類あり、企業が人を雇った場合に労働基準法によってその整備が義務付けられている帳簿のことです。今回は、この3つの中でも特に大切な「労働者名簿」について、管理するときのポイントを詳しく解説していきます。

労働者名簿とは?

労働者名簿というのは、企業で働く労働者について記載した帳簿のことで、労働基準法によって、使用者が事業所ごとにそれぞれの労働者について作成することが義務付けられています。雇用保険被保険者資格取得届を提出する際に添付したり、労働基準監督署にチェックされたりすることもある重要な書類ですので、必ず作成しなくてはいけません。記載する具体的な内容としては、氏名、生年月日、履歴、性別、住所、従事する業務の種類、雇入れ年月日、退職又は死亡年月日とその事由で、正社員はもちろん、契約社員、パートタイマー、アルバイトなど日雇い労働者以外が対象となります。

労働者名簿をきちんと管理しなければならない理由

労働者名簿は事業所ごとの全従業員に対して作成が義務付けられていますが、その管理にも細心の注意を払う必要があります。労働者名簿には、氏名や生年月日だけでなく住所、職歴など労働者にとって大切な個人情報が全て記載されています。徹底した管理を行わず、盗難や紛失などによって情報が漏洩してしまった場合には、労働者自身が被害に遭う可能性があるだけでなく、個人情報保護法によって企業側が責任を問われることもあるので十分に気をつける必要があります。

労働者名簿を管理する際のポイントと注意点

作成した労働者名簿は盗難や紛失による情報漏洩を防ぐためにも、厳重に管理する必要があります。実際に保管する場合には、下記の内容にも注意しましょう。

提出を求められたときにすぐ用意できるようにする

企業によっては労働基準監督署の調査や指導が入ることがあります。その際には必ずと言っていいほど労働者名簿はチェックされますので、提示を求められた際にすぐに用意できるように保管場所と管理方法を工夫しましょう。提出する際には、プリントアウトしたものでも、データでもどちらでも構いません。

退職後でも3年は保管を行う

何らかの理由で労働者が退職や解雇となった場合でも、労働者名簿をすぐに破棄してはいけません。労働基準法に則って、原則として離職した日から3年間は保管し続けましょう。

保管は各事業所で行う

労働者名簿は労働基準法によって事業所ごとに作成が義務付けられていますが、作成した名簿は本社で一括管理をするのではなく、同じく事業所ごとにしっかりと管理しなくてはいけません。

「労働者名簿」は適切な労務管理を行う上でも欠かすことができない重要な書類のひとつです。上記の内容を参考に必要事項を漏れなく記入して、賃金台帳、出勤簿とともに正しい方法で管理していきましょう。

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