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[69]甘く見てはいけない社内の備品管理における番号のつけ方

[69]甘く見てはいけない社内の備品管理における番号のつけ方

デスクや椅子、PCなどのような大きな備品はきちんと管理をしていても、文房具やUSBなどのPC周辺機器のような細かな備品はついつい管理が甘くなってしまいがちです。その結果、必要なときに予備を切らしてしまっていたり、紛失に気づくのが遅くなってしまったりということも……。そこで今回は、効率的な備品の管理方法である「管理番号」について、詳しく解説していきます。

備品に管理番号をつけるメリット

社内の備品にはデスクや椅子、棚などの什器、ノートやボールペンなどの文房具、PC、USBなどのPC周辺機器などさまざまな種類があります。これらの備品を整理する方法の一つに「管理番号」をつける方法があります。管理番号による備品管理には、どのようなメリットがあるのでしょうか。一番のメリットとしては、やはり備品管理の負荷を大幅に軽減できるという点です。管理番号によって社内の備品を「見える化」することで、それぞれの備品の在庫がどのくらいあるのかを明確にすることができ、必要なときに予備が切れていたり、誰かが使用中だったりという自体を避けることができます。また、管理番号によって社内の備品を整理することができれば、何年も使っていない不要な備品の存在が明らかになり、あまり使っていないけれど保管しておくべきものと、廃棄すべきものとを分類することが可能です。PC周辺機器のように細かくても高額なものの場合、管理番号できちんと備品管理することによって、盗難や紛失を防ぐこともできます。

備品や在庫の分類方法の種類

では、実際に社内の備品や在庫を管理番号によって整理する場合、どのようにして分類すれば良いのでしょうか。管理コードの主な付け方を見ていきましょう。

連番でコードを作成する

最も簡単な管理コードの付け方としては、古いものから順番に番号をつけてく方法があります。古いものから順番に番号をつけるため、番号が途中で飛んでしまうこともなく、誰でも覚えやすいというメリットがある一方で、連番のコードは備品の種類によって分類することが難しいというデメリットもあります。

桁でコードを作成する

1桁を大分類、2桁目を中分類、3桁目を小分類というふうに、桁ごとに意味を持たせてコードを作成する方法です。コードの意味が分かりやすく、グループ化しやすいため、商品管理がしやすいというメリットがありますが、場合によっては空き番号が多く出てしまったり、桁数が長くなってしまったりというデメリットもあります。

区分で分類する

商品の分類、2桁目以降が所属部署コード、購入年月日などを、それぞれ複数の桁に意味を持たせてコードを作成する方法です。コードだけで全ての情報を把握することができ、グループ化しやすいというのがメリットですが、その一方で、桁数が長くなってしまったり、採番ルールが複雑だったりというデメリットもあります。

管理番号のリスト作成でさらに効率的に

社内の備品に管理番号をつけたら、それをリスト化しておくことで、さらに効率化を図ることができます。文房具など従業員の多くが使用する備品などは、リスト化したものを従業員間でしっかりと共有することも大切でしょう。

オフィスにあるさまざまな備品を効率的に管理するためにも、上記の内容を参考にして管理番号やリストを上手に活用していきましょう。

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