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[68]給料・賞与明細電子化のメリット・デメリット

[68]給料・賞与明細電子化のメリット・デメリット

マイナンバー制度の導入によって、給料や賞与の給与明細書の電子交付を検討する企業が増えています。税金や保険料などの控除額が書かれた給与明細書は、これまでは給料日に書面によって渡されるのが一般的でしたが、これを電子化することで企業側にどのようなメリットが得られるのでしょうか。今回は、給与明細の電子化について、そのメリットとデメリットを併せて解説していきます。

給与明細書の電子化のメリット

ひと昔前までは、税金や保険料などの控除額が書かれた給与明細書は、給料日に封筒やハガキなどの書面によって渡されるのが一般的でしたが、近年は書面を廃止して社内のPC上で社員が自分で給与明細書を確認することができる「電子化」を導入している企業が増えています。では、給与明細書を電子化することにはどのようなメリットがあるのでしょうか。

コスト削減

給与明細を書面で配布する場合、印刷代や用紙代などのコストが必要なだけでなく、明細書を発行する担当者の作業負担もあります。電子化することでこうしたコストを削減することができます。

作業ミスの防止

給与明細を電子化する場合、給与計算ソフトなどを利用するのが一般的であるため、担当者が手作業で計算を行う場合よりも作業ミスを減らすことが可能です。

従業員が閲覧しやすい

給与明細書を電子化すると、担当者が必要になったときにすぐ給与明細を閲覧することができます。控除額などについて知りたいことがあった場合もデータであれば簡単に必要な情報を呼び出すことができるため便利です。

セキュリティ強化

給与明細書を書面でもらった場合、紛失などによって個人情報を他人に見られてしまうリスクがありますが、電子の場合は基本的にI.D.とパスワードがなければ閲覧ができません。書面の明細書を持ち歩くよりもセキュリティを強化することが可能です。

給与明細電子化のデメリット

社員にとっても担当者にとってもメリットの多い給与明細書の電子化ですが、その一方で多少のデメリットがあるのも事実です。例えば、社内PCのセキュリティ対策が万全でない場合には、個人情報が漏洩してしまう危険性もありますし、メールなどで配信する場合には、誤配信にも細心の注意が必要でしょう。また、会計ソフトなどを導入していない場合には、初期投資に費用がかかったり、会計ソフトなどの維持管理にコストが必要になったりするケースもあります。

給与明細書の電子化をする際に必要な手続き

これまで書面で配布していた給与明細書を電子化する場合、会社の一存で決めてしまうことはできません。給与明細書を電子交付する場合には、所得税法によって従業員からの承諾を得なくてはいけないと定められているからです。万が一、承諾が得られない社員がいた場合には、これまで通り書面での発行をしなくてはいけないため、まずはシステムの内容、閲覧方法など、電子化の詳細を従業員に丁寧に説明し、承諾を得るようにしましょう。

給与明細の電子化を導入する場合には、上記の内容を参考にメリットとデメリットをしっかりと理解した上で検討していきましょう。

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