[40]情報漏洩対策としても欠かせない不要になった名刺の正しい捨て方

[40]情報漏洩対策としても欠かせない不要になった名刺の正しい捨て方

名刺は会社員にとってはなじみ深いアイテムであり、お互いの名前や連絡先といった重要な情報が含まれています。それだけに、普段から大切に取り扱い、適切なタイミングで処分したいもの。ここでは、名刺の正しい捨て方と管理方法についてご紹介します。

名刺を正しく廃棄する必要性

ビジネスマナーとしても、「名刺の受け取り方」や「名刺の整理方法」というものがあるように、名刺はビジネスマンにとっては重要なものです。さらに、名刺には実に多くの個人情報が含まれています。

もしも今、手元に名刺があるのなら、書かれている内容をよく見てみましょう。名刺には、その人の名前、会社名と住所、所属部署、肩書などが書かれています。場合によっては、顔写真や個人の携帯電話も載っているかもしれません。このように、名刺は個人情報の詰まった紙であるとも言えます。そのため、不要となった名刺でも、安易にゴミ箱に捨てず、正しい方法で廃棄しないと、先方の個人情報が流出して迷惑がかかるなど、情報漏洩につながるおそれがあります。

名刺は廃棄だけでなく管理についても考えよう

廃棄するときに注意することも必要ですが、普段の管理についても、きちんとした方法が求められます。
まず、名刺をそのままの状態で保管するときは、バインダーにまとめて保管するようにしましょう。会社名や名前順に整理しておくと、連絡するときにも便利です。

もし、名刺が多すぎてバインダーに収まらない場合は、データ化して保存することも検討してみましょう。名刺をデータとして管理するメリットとしては、紙のままと違ってかさばらないことや、連絡先を探しやすいことなどが挙げられます。表計算ソフトで管理する場合、会社名や名前別でソートをかけられるようにしておくと、さらに利便性が増します。
ただし、このデータも重要な個人情報です。社内または部署内、特定のメンバーのみが閲覧できるように、パスワードを設定したり、アクセス範囲を制限したりすると良いでしょう。

名刺を捨てるタイミングはいつが良い?

名刺を捨てるタイミングは、1年に1回程度だと言われています。このタイミングで、「名前を見て思い出せる人か」、「1年間で実際に連絡をしている人か」などを振り返ってみましょう。もし、相手のことが思い出せなかったり、連絡を取っていなかったりする場合は、すぐに捨てるようにしましょう。
一方、連絡を取っている人の場合は、「部署異動や役職が変化していないか」、「転職または退職してしまっていないか」、「定年退職をされていないか」といった事情を考えて、1年に1度名刺の情報を見直し、古くなっていた場合は捨てるようにします。

また、自分の名刺については、古い情報が混ざらないように、新しい名刺を持つようになったら古い名刺は速やかに捨てましょう。

安全な名刺の捨て方とは?

では、実際に名刺を捨てるときは、どのような方法で行うと良いのでしょうか。1番は、個人情報が分からなくなるようにシュレッダーにかけることをおすすめします。特に、細かく細断できるシュレッダーはセキュリティ性が高くなるため、なるべくカット時の紙が小さくなるタイプのものを選びましょう。社内に名刺の廃棄ボックスがある場合は、それを利用して、情報漏洩を防ぐ形で処分します。

もし、ご自宅で処分し、シュレッダーなどが無いという場合は、ハサミで細かく切ります。このとき、切った名刺は一つの袋にまとめず、いくつかの袋に分けて捨てると、さらに安全です。

名刺はなかなか捨てにくいと感じることもあるかと思いますが、古い情報が混ざってしまうことを防ぐためにも、適切に管理し、1年に1度のタイミングで断捨離をしたいものです。その際には、自分や相手の個人情報を扱っているという認識をもって、安全な方法で処分するようにしましょう。

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