[6]企業でのマイナンバー取扱いで必ず注意すべき廃棄ルール

[6]企業でのマイナンバー取扱いで必ず注意すべき廃棄ルール

企業では一定期間マイナンバーを保管することもできますが、保管する必要がなくなったら速やかにマイナンバーを廃棄する必要があります。マイナンバーの廃棄作業を怠っていれば、情報漏洩という大きなリスクのある状態をわざわざ作り出していることになります。廃棄についてもきちんとした社内ルールを作っておきましょう。

マイナンバーを廃棄しなければ情報漏洩の可能性がある

マイナンバーには、マイナンバー法で明記された場合を除いて、収集または保管することはできないという制限があります。

そのため、個人番号関係事務を処理する必要がなくなった場合で、法令で定められている保存期間を経過した場合には、マイナンバーをできるだけ速やかに廃棄または削除しなければなりません。

マイナンバーは、保管している限り情報漏洩のリスクがあります。適切な廃棄を行わなければ、情報が漏洩してしまうリスクもなくなりません。

廃棄を行わなければマイナンバー法違反にもなります。もし情報漏洩すれば、罰則が科されることもありますから、企業にとっては大きな問題になります。

企業で行うべきマイナンバーの廃棄作業ルール

マイナンバーは必要がなくなったらできるだけ速やかに廃棄したほうが安心です。しかし、企業で扱う書類の中には、法律上一定期間の保存が義務付けられているものもありますから、実際にはすぐに廃棄できないものもあります。

マイナンバーを記載した書類も、法定保存期間内は保管しなければなりません。

けれど、法定保存期間が経過すれば、必ずシュレッダーなどを使い廃棄や削除をしなければなりません。たとえば、扶養控除申告書の場合、法定保存期間の7年間は置いておくことができますが、7年を過ぎたらできるだけ速やかに廃棄しなければなりません。

もし書類自体を廃棄したくなければ、マイナンバーの欄をマスキングする必要があります。

なお、廃棄作業の際には、書類はそのままゴミ箱に捨てるというのではなく、必ずシュレッダーを使って中身がわからないようにするべきです。

データを保管している場合には、削除システムを用意しておきましょう。マスキングはマイナンバー部分を黒塗りすることですが、マスキングするなら復元できないような方法を用いなければなりません。

企業でマイナンバー廃棄作業をするときには、あらかじめ法令に則ったルールを作っておき、それに従って正しく行うようにしましょう。

マイナンバーは廃棄した記録を残すことが必要

マイナンバーを廃棄するときには、書類をシュレッダーで処分したり、データを削除したりすれば良いわけではなく、廃棄の記録を残すことが義務付けられています。いつ、どの書類やデータを削除したのかをわかるようにしておきましょう。

マイナンバーが記載された書類やデータの廃棄については、ほかの重要書類、重要データ以上に慎重にならなければなりません。廃棄については手順化しないとなかなか業務にとり込むことが難しいですから、あらかじめマニュアルを作り、確実に廃棄が行われるよう徹底しましょう。

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