[39]企業でのマイナンバー取得は在籍出向者も必要?

[39]企業でのマイナンバー取得は在籍出向者も必要?

現在は働き方も多様化してきています。「1つの企業に雇われて、ずっとそこで働く」という人だけでなく、「派遣社員としてさまざまな企業で働く」、「業務委託の契約で、企業からの依頼を受ける」、「企業に在籍しているが、別の企業に出向する」などがあります。これらの働き方をしている人の場合、マイナンバーはどのように取り扱うべきでしょうか。それぞれでマイナンバーの取り扱いが違いますので、出向する場合のマイナンバーの取り扱いをしっかりと理解しておきましょう。

出向の種類

期間を限定し、企業へ赴いて働く出向には、いくつかの種類があります。
まず、A社で雇用された人が、B社で「業務委託」の契約形態で働くというもの。「請負」という契約形態もこれに含まれます。「業務委託・請負」の従業員には、B社が指揮命令を出すことはできません。
次に「派遣契約」は、派遣業を営むA社がその人を雇用し、B社で働いてもらう形式です。この場合、B社はA社から出向してきた従業員に対して指揮命令を出すことが可能です。

いわゆる「出向」と言う単語からイメージされる形態としては、A社に在籍しているものの、B社とも雇用関係を結んでいる「在籍出向」があります。A社とB社が業務提携やグループ会社などの関係で契約を結んでいる場合、この「在籍出向」が行われることがあります。
また、A社からB社へと雇用関係を移す「転籍」と言う形態もあります。

このような種類がありますが、それぞれ「どこの社がマイナンバーを扱うのか」は異なります。

出向者のマイナンバー収集はどちらの会社で行う?

マイナンバーを管理する会社は、「被雇用者を雇っている会社」です。そのため、先ほどの形態を元に整理すると、「業務委託」、「請負」、「派遣業務」の場合はA社が被雇用者のマイナンバーを管理し、「転籍」した被雇用者のマイナンバー管理はB社が受け持つ形となります。

ここで、なかなか分かりづらいのが、「在籍出向」の場合です。この場合、被雇用者はA社の社員のままB社で働いていますが、両社に対して雇用関係があるため、どちらがマイナンバーを取り扱うのかが分かりにくくなっています。

実は、一概に「在席出向の場合はこの形式」と言い切ることはできません。基本的には、「出向先の会社(この場合B社)が、被雇用者本人からマイナンバーの提供を受ける」とされてはいますが、マイナンバーに関する手続きなどは全てA社で行っていると言う場合は、被雇用者はマイナンバーをA社に対して提供することになります。

出向者の人事情報の取り扱い

このように、出向者の契約形態によってマイナンバーの提供は異なります。
しかし、マイナンバー制度の前提として、A社は、たとえB社がマイナンバーの提出を求めてきた場合であっても、被雇用者本人の合意なく勝手に渡すことがあってはいけません。あくまで大切なのは、被雇用者の意志を確認することです。

また、B社がマイナンバーを管理することになった場合、A社にある被雇用者のマイナンバーは不要となるため、適切に削除する必要があります。もし、これを怠って企業側が無断でB社に対して被雇用者のマイナンバーを情報提供してしまうと、法律に違反しているとして処罰されることもあります。

また、無断ではなかったとしても、その取扱いが適正でなかった場合には、個人情報保護委員会からの忠告が与えられることがあります。不適切な取扱いが発覚した場合、社内にも混乱が起きますし、プライバシーや個人情報の保護の観点からも問題があります。しっかりと本人を交えて作業を進めていきましょう。

このように、出向として働く人の場合、マイナンバーに関しても「一つの会社で勤め続けている人」との違いが生じます。特に、どの雇用形態なのかによって、マイナンバーを取り扱う会社が変わることには注意が必要です。上記を参考に、正しく管理しましょう。

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