[4]マイナンバーの正しい保管方法と期間

[4]マイナンバーの正しい保管方法と期間

マイナンバーは重要な個人情報ですから、マイナンバー法で取り扱いに制限が設けられています。企業でマイナンバーを取り扱う際には、マイナンバー法の制限に注意しなければなりません。マイナンバーを保管するときにも、保管期間に気を付け、正しい保管方法をとるようにしましょう。

マイナンバーは取り扱いに制限が設けられている

マイナンバーを取り扱う際には、収集、保管、提供、利用の4つについて制限があることに注意しましょう。

「収集」については、マイナンバーは、マイナンバー法で定められた場合を除いて収集できません。企業においても、個人番号関係の事務を行うときだけ従業員のマイナンバーを収集できます。

なお、収集とは「集める意思を持って自己の占有に置くこと」で、単に提示を受けただけでは収集には該当しません。

「保管」
マイナンバーはそれを使って事務を行う必要がある期間についてだけ保管することができます。企業では従業員のマイナンバーを保管する場面がありますが、保管すべき期間が過ぎたら廃棄しなければなりません。

「提供」
マイナンバーはマイナンバー法で定められた場合にしか提供できないという制限があります。企業においても、マイナンバーが必要となる手続でだけ、関係機関などにマイナンバーを提供できます。

従業員の方も、手続に関係なくむやみに会社にマイナンバーを提供する必要はありません。個人でもいつ、どんな目的でマイナンバーを提供したか記録をしておいたほうが良いでしょう。

「利用」
マイナンバーはマイナンバー法に定められた事務でしか利用できないという制限があります。企業では、利用目的を明示したうえで、従業員からマイナンバーの提供を受けなければなりません。

マイナンバーの保管には制限があるのでコピーをとるときも注意

マイナンバー法では、マイナンバーを保管する義務というのは定められていません。マイナンバーは、必要のあるときだけ保管することができるとされており、保管には制限が設けられています。

なお、通常、実務では届出書等のコピーをとって記録を残すということを行いますから、マイナンバーを記載した届出書などもコピーをとって保管することはできます。

けれど、コピーをとってしまえば情報漏洩のリスクも高くなりますから、安全管理措置は必須になります。

マイナンバーは保管期間を守らなければならない

会社で扱う書類は、法令によって保存期間が定められています。その書類にマイナンバーが記載されていれば、書類保存期間中はマイナンバーを保管することになります。

たとえば、扶養控除等申告書は7年間の保存が義務付けられていますから、7年間マイナンバーを保管することになります。

マイナンバーを記載した書類については、法定保存期間が過ぎれば、マイナンバーを復元できないように廃棄または削除する必要があります。

法定保存期間経過後は書類ごとに廃棄すればOKですが、もし保存を続けるなら、マイナンバー部分を削除したりマスキングしたりしなければなりません。

マイナンバー保管のためのツールを用意しておく

マイナンバーを保管するためには、セキュリティ面を考えたツールを利用する必要があります。鍵付き収納ボックス、静脈認証装置、セキュリティワイヤー、セキュリティ用紙などがあると役に立つでしょう。また、書類を廃棄するために、シュレッダーを用意しておきましょう。

マイナンバーを管理するうえではさまざまな制限がありますから、それについて十分留意しておく必要があります。企業ではマイナンバーを保管することになりますから、制度開始前に、マイナンバー保管に使えるツールや便利グッズを用意しておくのがおすすめです。

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