[41]企業の情報を一元管理するメリット・デメリット

[41]企業の情報を一元管理するメリット・デメリット

「企業の情報を一元管理し、業務を効率化する」という方法を聞いたことはないでしょうか。実際に一元管理を行うことで、どのようなメリットがあるのか、その一方でデメリットはないのかと気になることもあるでしょう。
今回は、情報を一元管理するメリットとデメリットについて、お話していきます。

情報を一元管理するメリット

「情報の一元管理」とは、ごく簡単に言えば、「一カ所に情報を集めて、管理方法も統一すること」ということになります。「一元管理」と聞くと「データの管理」という印象を抱きやすいのですが、データに限ったものではなく、紙媒体でも同じ考え方をするのですが、ここでは、主にデータを一元管理する場合について触れていきます。

一元管理のメリットは、冒頭で触れたように「業務が効率化する」ということです。一カ所に情報を集め、一つの管理方法にまとめることで、「あの資料やファイルはどこにあるか」、「この顧客情報は誰が持っているか」、「誰に聞けばこのファイルを保管できるか」といった、情報探しや保管にかかる時間を短縮することができます。そのため、実務に時間を使いやすくなり、結果として業務効率化に繋がります。

また、管理する場所が一つにまとめられていることで、システムのメンテナンスや部署間での連携が簡単に行えることもメリットです。
このように一元管理のメリットは、データを扱う企業であるならば、どこでもこの恩恵にあずかれると言えます。

情報を一元管理するデメリット

しかし、情報を一元管理することは、決してメリットだけではありません。セキュリティ面などではデメリットもあります。

例えば、保管しているデータ量が多すぎてしまったり、種類が多すぎたりしてしまうと、そのシステムの中での管理が複雑化してしまうことがあります。
また、管理するためのシステムが面倒な場合、「管理するための時間」がかかりすぎてしまい、実務に使える時間が増えなくなることもデメリットです。

さらに、ネットワークを使った一元管理システムを導入する場合、万が一不正コピーや不正アクセスが起こったときはその被害も甚大なものとなります。同様に、コンピュータウィルスの感染や停電などの災害によってシステムがダウンしてしまった場合も、一元管理システムではアクセスできなくなってしまい、非常に困ることでしょう。もし、このシステム以外にデータのバックアップを持っていない場合、このようなトラブルが発生したときにデータが取り出せなくなったり、消失したりしてしまうリスクも意識しておくべきです。

この他に、一元管理システムは費用やメンテナンスのコストがかかる点も、デメリットと言えます。
ただし、これについては、一元管理によって仕事の効率化を図ることができ、その結果として経費削減や売上増加に繋がるかどうか、天秤にかけた上で精査していくことが必要です。

デメリット回避のための管理方法とは?

一元管理の持つデメリットを回避するには、一元管理だけで完結するのではなく、重要なデータは分散管理をしておくことも求められます。

例えば紙とデータ、両方での管理をしておくと、たとえ片方が失われてしまったとしても、もう一つの媒体からバックアップを取ることができます。契約書などの非常に重要な情報や、作業中の仕事に必要な情報は、このような対応が有用なフォローとなり得ます。また、システムの連携についても一つの場所に集中させず、重要な情報はあえて別のシステムで管理することも、分散管理における考え方の一つです。

このように、どの情報を一元管理し、どの情報を分散管理するか、業務内容や規模に応じて検討することが大切です。

一元管理とそれ以外の管理は、どちらが良い・悪いというものではありません。一元管理は業務効率化の点でメリットがありますが、情報化社会の中ではデメリットも存在します。これらをよく把握した上で一元管理の導入を検討するようにしてください。

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