[89]フリーアドレス制のメリット・デメリット

[89]フリーアドレス制のメリット・デメリット
近年、さまざまな企業で導入が進んでいるフリーアドレス制。従来のように席を固定しない新しい仕事スタイルとして注目されていますが、どのような特徴があるのでしょうか。ここではフリーアドレス制のメリットやデメリットについてご紹介します。
 
 

フリーアドレス制とは

 
これまでは、社員一人ひとりに個別のデスクと椅子があり、毎日同じ席で仕事をするというスタイルが一般的でした。一方フリーアドレス制は、社員に個人専用のデスクがなく、自由に席を選んで仕事をすることができるスタイルのことを言います。言い換えれば、喫茶店やカフェで仕事をするように、従業員は空いている席や好きな場所を選んで着席することができます。
 
 

フリーアドレス制のメリット

 
フリーアドレス制を導入するメリットはどのようなものがあるのでしょうか。
 

オフィスの省スペース化・省エネにつながる

従来では社員一人につきそれぞれ一人分の机や棚が必要でしたが、フリーアドレス制にすることで、私物を置くスペースがなくなり省スペース化につながります。スペースが少なく済むことで、光熱費の節約などの省エネにつながるほか、消耗品や備品などが少なく済み、経費節約も期待できます。
 

コミュニケーションが活性化する

毎回座る場所が変化するため、周辺のメンバーも日々変わります。このため普段関わりが少ないスタッフとも顔を合わせる機会が増え、情報共有やコミュニケーションが活性化します。
 

業務効率化・セキュリティの向上につながる

自分専用の席がないということは、退席する際は全ての私物を持ち帰る、もしくは個人ロッカーに入れなければなりません。自然と整理整頓をすることになり、無駄なものやパソコンなどの放置がなくなります。業務効率化だけでなく、セキュリティ向上も期待できます。
 

フレッシュな気分で仕事ができる

席が決まっていると新鮮味がなく、退屈な業務になってしまいがちです。フリーアドレス制にすることで、毎回席や周辺のスタッフも変化し、フレッシュな気持ちで仕事ができます。
 
 

フリーアドレス制のデメリット

 
一方でフリーアドレス制のデメリットもあります。
 

ルールを決めないと固定の席になりがち

フリーアドレス制は好きな席に座ることができますが、言い換えれば毎回同じ席でもよいことになります。中にはずっと同じ席に座っている社員も出てきて、席を私物化してしまうケースも……。例えば「翌日は同じ席に座らない」「私物を置いたままにしない」など、一定のルールの整備を行うことが大切です。
 

マネジメントが難しい

席が固定されていれば、出欠勤や外出の有無などが一目で分かりますが、フリーアドレス制になると、誰がどこに座っているのか分かりづらくなるため、管理者側からの勤怠管理やマネジメントが難しくなります。ルールやアプリなどを活用し、誰が何をしているのか分かる仕組み作りが大切です。
 

環境の変化により集中力が落ちるケースもある

周りの話し声や環境が気になって集中力が落ちてしまうケースもあります。場合によっては全ての席をオープンにはせず、別室やパーティションで囲まれた部屋など集中しやすい環境を準備して、社員が選べるようにするとよいでしょう。
 

備品の貸し出しや設備の充実が必要

フリーアドレス制によってオフィスの省スペース化は可能になるものの、備品の貸し出しや設備の充実が必要になります。パソコンはもちろんですが、オフィスのどこでも使うことができるWi-Fiの設置、社員の私物を置くためのロッカーやIDカード、オートロックのドアなどの防犯対策にも設備投資をしなければなりません。
 
 

フリーアドレス制による集中力低下を防止するもの

 
フリーアドレス制による集中力低下を防止するものをご紹介します。
 

昇降デスク(スタンディングデスク)

昇降デスクはその名の通り高さを簡単に変更できるパソコンデスクで、座り仕事から立ち仕事へのチェンジも簡単に行うことができます。仕事は立ったほうが効率がよく、集中力も高める効果が期待できますので、席を昇降デスクにすることで、自分のスタイルやコンディションに合わせた仕事スタイルを選ぶことができます。
 

一人部屋(集中スペース)

集中できる部屋を別に準備することも大切で、壁際の角にパーティションで区切って集中できるスペースを作るほか、完全に一部屋を集中スペースとして設けてしまう方法もあります。しかし、同じ社員が私物化してしまう可能性もありますので、ルール作りはしっかり行うようにしてください。
 
 
このようにフリーアドレス制には多くのメリットがあるものの、注意しなければならない点も多くあります。上記を参考にして、相互の特性をよく理解した上で導入を検討してください。

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