[79]人事異動の情報漏洩の原因と防止策

[79]人事異動の情報漏洩の原因と防止策

春や秋など人事異動の時期になると、どことなく社内全体がそわそわした空気に包まれるものです。一般的な企業では、通常は人事異動の正式な発令を行う前に、その社員に対して「内示」を行います。その際に気をつけなくてはいけないのが、人事異動の情報が外部に漏洩してしまうことです。では、実際に人事異動を行う場合、担当者はどのような点に気をつければ良いのでしょうか。今回は、人事異動の情報漏洩の原因と防止策について一緒に考えていきましょう。

そもそも人事異動に関する情報をなぜ漏洩してはいけないの?

なぜ人事異動に関する情報を漏洩してはいけないのでしょうか。その理由を詳しく見ていきましょう。

個人情報保護法違反となる

人事異動はその人の評価や給与などに影響する事柄で、個人情報に該当する部分を含んでいます。「個人情報保護法」という法律で、こうした個人情報を本人の意思に反して第三者へ提供することを禁止しているため、人事異動の情報を第三者が外部へ漏らしてしまうことは、個人情報保護法違反となってしまう場合もあるわけです。

社内のモラルの低下につながる

職務上で知り得た情報を漏洩しないというのは、社会人として絶対に守るべきルールのひとつです。たとえそれが社内の人事異動に関する情報であっても、情報漏洩してしまうことでモラルの低下につながってしまうこともあります。

なぜ人事異動に関する情報が漏洩してしまうのか?

人事異動の情報は、知らないうちに第三者に伝わってしまっていることがあります。なぜ、人事異動に関する情報が漏洩してしまうのでしょうか。

内示を受けた社員が異動に納得がいかずに愚痴る

人事異動の内容というのは、必ずしもすべての社員が喜ぶものとは限りません。例えば、希望しない部署への異動を命じられた場合、それを不満に思っていた社員が、同僚などに愚痴ってしまい、それが発表前に広まってしまうこともあります。

内示を受けた社員が望んでいた異動に浮かれてしゃべってしまう

反対に、希望する部署への異動や予想外の昇格などの内示を受けた社員が、嬉しさのあまり第三者へ話してしまうということも、情報が漏れてしまう理由のひとつです。

人事異動に関する情報を得た噂好きの社員による社内拡散

内示を受けた社員本人からの漏洩以外にも、その情報を偶然知った社員が噂として広めてしまうケースもあります。

人事情報を管理する人間によるメールの誤送信

2017年1月に文科省が人事に関するメールを社内で誤送信してしまったことがニュースになりましたが、人事情報を管理する立場の人が誤って情報を漏洩してしまうこともあります。

人事異動に関する文書の管理不足

内示の書類などがシュレッダーにかけられないまま、会議室やデスクに置きっ放しだったことから情報漏洩が発生してしまうなど、人事異動に関する文書の管理不足も原因のひとつです。

人事異動に関する情報漏洩の防止策

では、人事異動に関する情報の漏洩を防ぐためにはどうしたら良いのでしょうか。

漏洩するとコンプライアンス違反になることを周知する

全社員に対して、人事異動の情報は内示も含めて口外厳禁であることを徹底し、漏洩した場合にはコンプライアンス違反に該当することを周知しましょう。

メールでは内示をしない

メールは誤送信の心配があるため、人事異動に関するやりとりでは利用しないようにしましょう。

人事異動に関する文書は必要がなくなったらすぐにシュレッダーにかける

人事異動に関する文書は、必ずシュレッダーにかけるなど、管理を徹底することが大切です。

人事異動は本人にとっても、周りの人たちにとっても少なからず影響のあるものです。個人情報保護法違反となる可能性があるだけではなく、働く社員のモチベーションが下がったり、組織の体制が崩れてしまったりすることを避けるためにも、正式な発表前の情報漏洩には十分に気をつけましょう。

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